📑 Reglas de Facturación para el SAF-T
La sección de Reglas de Facturación permite crear diferentes configuraciones que indican al sistema cómo emitir las facturas: a quién se dirigen, qué IVA aplicar, qué datos fiscales incluir y quién será el sujeto facturado.
Estas reglas deben configurarse según la forma de facturar de tu empresa. Además, es posible crear varias reglas y asociarlas a diferentes propiedades.
⚠️ Nota importante:
Aunque tengas configurada una regla, antes de emitir la factura aparecerá una ventana de verificación para confirmar que todos los datos son correctos. En esa ventana podrás hacer modificaciones si es necesario.
⚙️ Cómo configurar una regla de facturación
Accede a Contabilidad > Facturación > Configurar reglas de facturación.
Verás la lista de reglas ya creadas.
Puedes buscar una regla existente filtrando por:
Nombre de la regla.
Número de referencia del alojamiento.
Razón social.
Haz clic en el botón NUEVA REGLA para crear una y sigue los pasos:
Paso 1 – Nombre y alojamientos
Escribe el nombre de la regla.
Asocia los alojamientos que necesites desde el menú desplegable.
Haz clic en Siguiente.
Paso 2 – Configuración principal
Razón Social: selecciona la razón social de la empresa. Aunque luego la factura se emita a nombre del propietario, siempre debe seleccionarse la razón social de la empresa. Si tienes varias razones sociales, podrás elegir cuál será la predeterminada.
Modo de Facturación: selecciona si la factura irá dirigida al turista o al propietario.
Base imponible de la factura: elige entre:
El importe total del alojamiento (sin IVA).
Un porcentaje del alojamiento (con IVA incluido).
Solo los extras de la reserva.
Tratamiento de los extras: indica si se facturarán en su totalidad, parcialmente o no se incluirán. También puedes seleccionar cuáles.
Impuesto (IVA): selecciona el IVA correspondiente al alojamiento (normalmente 6%).
⚠️ Importante: el IVA de cada extra se configura de forma individual en la sección Tarifas > Extras > Lista.
Opciones predeterminadas: selecciona la serie que se usará por defecto para facturas y notas de crédito.
Modelo de factura: por defecto se usará el configurado en el sistema, pero puedes cambiarlo en la sección Modelos.
🧾 Ejemplos de configuración según la forma de trabajar de tu empresa
En Portugal existen diferentes formas de facturar según el contrato establecido entre la empresa y el propietario. El sistema Avantio se adapta a cada escenario:
🔹 Opción 1 – La empresa factura el total al turista
Regla de facturación dirigida al turista.
IVA al 6% sobre el alojamiento.
Base imponible: importe del arrendamiento sin IVA.
Seleccionar qué extras se incluirán en la factura.
🔹 Opción 2 – La empresa factura solo su comisión al propietario
El propietario factura el total de la reserva al turista.
La empresa emite factura solo por su comisión al propietario.
Configuración:
Regla de facturación dirigida al propietario.
Base imponible: % del alquiler.
IVA aplicado al propietario: normalmente 23%.
⚠️ En la regla aparecerá 6% (IVA del turista). Antes de emitir la factura, debe cambiarse al 23%.
También es posible emitir una factura mensual de servicios/extras en lugar de hacerlo reserva a reserva.
🔹 Opción 3 – El propietario factura el alojamiento y la empresa factura los extras
Dos reglas de facturación:
Propietario → Turista (alojamiento).
Agencia → Turista (solo extras).
La comisión de la empresa no puede facturarse reserva a reserva, ya que el sistema no permite superar el 100% de la reserva. Debe emitirse a través de una factura de servicios/extras.
IVA del alojamiento: 6%.
IVA de los extras: configurado en cada extra.
🔹 Opción 4 – El propietario factura el total, la empresa factura su comisión al propietario
Se configura como en la Opción 1.
La comisión de la empresa se factura al propietario mediante facturas de servicios/extras (no reserva a reserva).
🔹 Opción 5 – Diferentes acuerdos con distintos propietarios
Configurar varias reglas de facturación.
En el momento de emitir la factura, elegir la regla correspondiente al contrato de cada propietario.
IMPORTANTE: Puedes definir en la regla de facturación por defecto si el cliente a facturar es consumidor final SÍ o NO, o si se mantiene la definición de la ficha del cliente
✅ Con estas configuraciones, el sistema Avantio se adapta a la forma de trabajar de tu empresa, asegurando flexibilidad en la gestión de contratos y cumplimiento fiscal.
🧾 Emisión de Facturas, Facturas-Recibo y Recibos a partir de una Reserva
En Avantio, puedes emitir facturas, facturas-recibo y recibos directamente desde la ficha de la reserva o desde la sección de Contabilidad, de acuerdo con las reglas de facturación configuradas en el sistema.
📌 Plazo legal
La factura debe emitirse en un plazo máximo de 5 días hábiles tras la prestación del servicio o el cobro, lo que ocurra primero.
⚙️ Cómo emitir una factura o factura-recibo
Desde la ficha de la reserva, haz clic en Acciones y selecciona:
“Facturar esta reserva” → el sistema utilizará la denominación social de la regla de facturación configurada para el alojamiento.
“Facturar como propietario” → el sistema utilizará la denominación social del propietario.
Se abrirá una ventana con las opciones de facturación. Desde ahí podrás:
Seleccionar la regla de facturación (la predeterminada o cambiarla con el enlace directo “Configurar regla de facturación”).
Ajustar el IVA, la serie de la factura, el tipo de documento (factura o factura-recibo) y los conceptos a facturar (alojamiento, extras o ambos).
Definir el importe: total de la reserva, un porcentaje, solo los extras o los importes pendientes.
👉 El importe nunca podrá superar lo establecido en la reserva.
Ejemplo: si el alojamiento tiene un valor de 455 € y ya facturaste 100 €, solo podrás emitir factura por 355 €.Si eliges Factura-Recibo, deberás indicar la forma de pago (campo obligatorio según la certificación del programa de facturación).
En la parte inferior de la ventana verás un listado con los conceptos a facturar. Puedes seleccionar cuáles facturar y en qué importe exacto, con la ayuda de las columnas:
Por facturar → lo que aún se puede facturar.
Facturado → lo que ya fue facturado previamente.
📑 Factura original y copias
Al generar la factura, aparecerá un pop-up con el documento original.
Debes descargarlo en ese momento para conservarlo, ya que por normativa el sistema solo permite mostrar el original una sola vez.
En la sección Contabilidad → Lista de facturas (o Lista de facturas del propietario) quedará guardada únicamente una copia.
El sistema no envía automáticamente la factura al cliente: deberás guardarla en tu ordenador y enviarla manualmente por correo.
👉 Nota: La descripción del alojamiento aparece en un campo único llamado “Invoice detail” que no se puede modificar. Incluye automáticamente:
Nombre del alojamiento.
Número de licencia (AL).
Dirección.
Número de reserva.
Fechas de la estancia.
🧾 Emisión de recibos
Si emitiste una Factura (no una factura-recibo), podrás generar después su recibo:
Desde la ficha de la reserva → Acciones → Emitir recibo de la factura.
Indica el importe (nunca mayor al de la factura) y la forma de pago (dato obligatorio).
También puedes emitir recibos desde la pestaña de Contabilidad.
Igual que con las facturas, al generar el recibo aparecerá un pop-up con el documento original, que deberás descargar inmediatamente. Una copia quedará en Lista de facturas o Lista de facturas de propietario.
📊 Estado de la facturación
En el encabezado de la factura se mostrará un aviso en verde:
“Facturas pendientes” → cuando aún queda importe de la reserva por facturar.
“Facturada totalmente” → cuando el 100% de la reserva ya está facturado.
✅ Con estas opciones podrás gestionar de forma flexible la emisión de facturas, facturas-recibo y recibos directamente vinculados a las reservas, siempre cumpliendo con los requisitos legales de facturación.
🧾 Emisión de Facturas, Facturas-Recibo y Recibos de Servicios y Extras
En Avantio, además de facturar reservas, puedes emitir facturas por servicios adicionales o extras que no estén asociados a una reserva (por ejemplo, comisiones periódicas al propietario o cargos extras a huéspedes).
📌 Plazo legal
La factura debe emitirse en un plazo máximo de 5 días hábiles después de la prestación del servicio o del cobro, lo que ocurra primero.
⚙️ Pasos para emitir facturas o recibos de servicios/extras
Accede a Contabilidad → Facturación → Facturar sólo servicios y extras.
Completa los campos necesarios:
Denominación social (empresa configurada en Configuración → Empresa → Datos fiscales y de facturación).
Cliente (huésped o propietario).
Serie/número de factura.
Servicios o extras a facturar (puedes ajustar descripción, cantidad, importe e IVA).
👉 Nota: No es posible emitir facturas de extras a nombre del propietario. Solo podrás hacerlo con la denominación social de la empresa.
Selecciona el tipo de documento:
Factura-Recibo → Marca la opción “Sí” en ¿Paga? y selecciona el método de pago.
Factura (pendiente de pago) → Marca la opción “No” en ¿Paga?.
Guarda la factura:
A diferencia de las facturas asociadas a reservas, aquí no se abre un pop-up con el documento original.
La factura quedará en la lista de facturas dentro de la columna Acciones.
Podrás visualizarla solo una vez y descargar el original.
Si no lo descargas en ese momento, solo tendrás acceso a la copia del documento.
🧾 Emisión de recibos posteriores
Si has emitido una Factura (no Factura-Recibo), podrás generar un recibo más tarde desde Lista de facturas.
Selecciona la factura correspondiente, haz clic en Acciones → Generar recibo(s).
Aparecerá una ventana donde deberás:
Indicar el importe del recibo (nunca mayor al importe total de la factura).
Seleccionar la forma de pago (dato obligatorio según la certificación del programa de facturación).
🚫 Limitaciones importantes
No es posible emitir facturas de servicios/extras directamente a nombre del propietario.
Solo se podrán generar con la razón social de la empresa.
Los recibos tampoco se pueden emitir desde la pestaña Lista de facturas de propietarios.
✅ Con estos pasos podrás facturar de forma correcta y en cumplimiento con la normativa cualquier servicio o extra adicional que no esté vinculado a una reserva.
🧾 Facturación a Consumidor Final en Portugal
En Portugal, no siempre es obligatorio emitir una factura con los datos completos del cliente (nombre, dirección y NIF). Por eso, el sistema ahora permite elegir si la factura se emite con los datos del cliente o directamente como “Consumidor Final”.
Cuando se selecciona esta opción, el sistema envía un código en el archivo XML que la AT (Autoridade Tributária) interpreta como factura a consumidor final.
⚙️ Configuración
Se han añadido dos nuevos campos en las fichas de clientes (tanto propietarios como turistas):
Consumidor final (Sí/No)
Número de contribuyente (NIF), en caso de que no sea consumidor final.
🔹 En la ficha del propietario
Si ya existe un NIF en el campo "Número de documento", deberá copiarse en el nuevo campo Número de contribuyente para que la factura se emita correctamente.
🔹 En la ficha del huésped
Por defecto, el campo Consumidor final aparece como “No”.
Para facturar a consumidor final, hay dos opciones:
Indicar “Sí” en cada nuevo huésped creado.
Crear un cliente genérico con el nombre “Consumidor Final” y luego asignarlo a la reserva.
✅ De esta forma, la empresa puede cumplir con las normativas portuguesas y decidir fácilmente cuándo facturar con datos completos del cliente o como consumidor final.